Entreprises et professionnels : pourquoi externaliser ses archives ?
De la petite entreprise à taille humaine jusqu'aux grandes entreprises internationales, la gestion de l'archivage est un enjeu de taille. Contraintes spatiales, compétences et expertise, sécurité et économie de l'entreprise, autant de paramètres à considérer. Quelles sont alors les raisons valables pour externaliser les archives de votre entreprise ?
1. Les avantages pécuniaires de l'externalisation des archives
Que vous gardiez vos archives dans les locaux de votre entreprise ou que vous les externalisez, cela a un coût. La problématique de l'entreposage ne se pose pas pour certaines entreprises. Si vous avez une ou deux boîtes de classeurs par mois à archiver, il n'y a vraiment pas de quoi trop se soucier. Des rayonnages dédiés et un disque dur feront l'affaire et leur consultation pourra se faire rapidement. En revanche, stocker devient une grande charge pour l'entreprise quand celle-ci génère beaucoup de documents.
Quel est le coût pour stocker les archives dans nos locaux ? C'est la question que tout chef d'entreprise devrait se poser. Le coût total prend en compte l'espace et le volume dédiés aux archives. Plus vous disposez de documents ou plus vous en disposerez, plus vous aurez besoin d'espace dans vos bureaux. De l'espace de rangement comme les casiers est aussi important que le personnel que vous allez engager.
Combien coûte le stockage d'archives chez un tiers-archiveur ? Cela dépend du coût, du type de service et du type de contrat, mais une chose est sûre. Si vous tombez sur un bon prestataire, les avantages économiques seront énormes pour votre entreprise. Les coûts de l'externalisation de la gestion des archives sont moindres par rapport à ceux de la gestion interne. Cela reste vrai en considérant les facteurs de risque et les facteurs physiques.
2. Une meilleure sécurité de vos documents les plus sensibles
La perte de documents ou encore le temps perdu à rechercher un document mal classé coûte de l'argent à votre entreprise. Dans les pires des scénarios, cela pourrait également vous faire perdre plus que de l'argent dans le cas de vols. Tous les documents que vous disposez dans votre entreprise ne sont pas tous stratégiques. Par contre, il y a des documents pour lesquels il n'est pas possible de faire autrement.
Vous pouvez investir dans un conteneur tel qu'un coffre à document ignifuge et étanche, mais le prix n'est pas donné. Certes, ces espaces de rangement sont très sécurisés, mais il faut se rendre à l'évidence, vous êtes obligé de vous équiper d'autres espaces de rangement sur le long terme. C'est une des charges qui peuvent peser lourd sur le budget de l'entreprise. Pour éviter cela, il est plus intéressant de confier ses cartons et ses boîtes à une entreprise tierce experte qui propose ce type de prestations.
La sécurité de vos documents est plus assurée chez une entreprise de confiance. Du personnel plus qualifié, dont c'est le métier, est mis à disposition pour veiller sur vos documents. Selon les modalités du contrat, vous pouvez définir qui sont les gens qui peuvent avoir accès à telle ou telle catégorie de documents. La condition primordiale est quand même la fiabilité de l'entreprise à laquelle vous confiez vos documents d'archives.
3. Une pérennité de vos documents les plus importants
La qualité de la conservation est un point crucial dans l'entreposage de documents. Que ce soit pour les archives papier que pour les archives numériques, la durabilité de l'archive est à définir. Il vous incombe de définir l'importance de telle ou telle archive pour votre entreprise. Pour conserver en lieu sûr vos documents les plus importants et le plus longtemps possible, vous pouvez en externaliser la gestion : déménagement, inventaire, rangement, numérisation, destruction des archives...
Quand vous disposez d'un bon espace de stockage sécurisé et conforme aux normes, les documents peuvent être conservés plus longtemps en modifiant votre engagement. Mais avant toute décision, il est nécessaire que vous fassiez un inventaire afin de définir l'importance de tel ou tel type de document pour votre entreprise. Vous n'avez pas besoin de tout garder et de dépenser de l'argent pour sauvegarder des données qui ne vous serviront à rien.
Chez un archiveur vous pouvez avoir accès à une infrastructure qui est spécialement conçue pour conserver les stocks. Par exemple, vos dossiers seront rangés dans des cartons (ou autres conteneurs) bien protégés contre la poussière. Vous pouvez prendre des assurances contre incendie ou contre inondation. Bref, vous pouvez avoir l'esprit tranquille en vous fiant à ce type de service.
4. Un véritable gain d'espace pour vos documents
Combien coûte le stockage d'archives au mètre carré si vous le faites en interne ? C'est un calcul que vous pouvez faire dès maintenant. Cependant, le calcul à faire est également à projeter sur le long terme. Ce qui est sûr c'est que les contraintes spatiales et physiques peuvent vous coûter cher. Sans parler du fait que vous aurez besoin de plus en plus de ressources avec le temps. Vous aurez donc à abattre des murs ou bien trouver d'autres solutions.
Archiver vos papiers en externe s'imposera comme étant la meilleure alternative. Donc tôt ou tard, les externaliser sera la seule solution la plus intéressante pour vous. Autant s'y appliquer dès que possible. Ce système est très intéressant dans le cadre d'un déménagement. Pendant le temps que vous organisez tout, vous pouvez confier le travail de classement (et même de destruction) de vos documents à une entreprise spécialisée dans ce type de manutention.
Vous n'avez donc plus à vous soucier de l'espace disponible et de la qualité de conservation de vos documents. Même le transport de vos archives est compris dans le service de certains prestataires. À part cela, il y a également l'infrastructure mise à disposition. De bonnes prestations vous permettent d'avoir accès à :
- Rayonnages, armoires et casiers sécurisés pour les archives papier
- Entrepôts protégé et conforme au standard de conserve des archives
- Serveurs et espaces de stockage hautement sécurisés pour les archives numérisées
5. Un gain de temps pour le personnel de votre entreprise
Ce système nécessite de la rigueur. Il peut y avoir toute une procédure précise et sécuritaire pour la classification des dossiers et documents de toute sorte. C'est un travail qu'il n'est pas toujours bon de confier à n'importe qui. Il est essentiel de disposer d'un personnel compétent en la matière pour assurer la sécurité et la bonne sauvegarde des documents.
Ainsi, en déléguant la conservation, la mise à jour et la gestion de vos archives, vous libérez votre personnel. Vos salariés seront donc plus à même de se consacrer aux tâches pour lesquelles vous les avez engagés. L'externalisation de la gestion de vos papiers vous permet de bénéficier des compétences d'un personnel formé au métier. C'est un personnel qui serait a priori plus impliqué dans cette activité et bien plus apte à prendre en charge le stockage de cette marchandise.
En agissant ainsi, vous permettez à votre personnel de se délester des tâches, mais également des responsabilités. Gérer les archives pour quelqu'un qui n'est pas compétent est source de stress inutile. Ce qui pourrait nuire à sa productivité au sein de l'entreprise. Passer par un prestataire dédié permet à vos salariés de mieux travailler. Ces derniers peuvent se concentrer sur ce qu'ils doivent réellement faire au sein de l'entreprise.
Quand on parle d'archivage, on pense toujours aux pires scénarios. Contraintes spatiales, problèmes de sécurité, des coûts très élevés... L'externalisation de la gestion de vos archives vous donne accès à un meilleur niveau de sécurité pour vos documents, elle vous permet d'économiser de l'argent, de gagner de la place dans vos bureaux et votre personnel pourra enfin se concentrer sur les tâches habituelles. Toute la gestion sera effectuée par un personnel compétent et efficace.
