Comment trier, organiser et ranger efficacement ses papiers ?
Documents administratifs, livret de famille, courriers personnels, talons de chèque, bulletins de paie, notices, relevés de compte, factures et autres tickets de caisse ont une fâcheuse tendance à s'accumuler sans crier gare. De la chambre aux tiroirs de la cuisine en passant par le bureau et le salon, aucune pièce n'est épargnée.
Si c'est votre cas, vous êtes sur la bonne page. Voici quelques conseils pour vous accompagner dans le rangement de vos papiers de manière efficace et durable. Alors hop, au boulot !
1ère étape : Commencez par limiter les courriers que vous recevez
Avant même de débuter le grand tri, il va falloir faire le point sur les documents que vous continuez de recevoir en version papier. Si cela n'est pas essentiel, modifier vos notifications courrier par des notifications en ligne. Factures d'énergie, bulletin de paie, relevé de comptes, tant de documents qu'il est maintenant possible de recevoir directement par Internet.
Sachez également que de plus en plus de commerçants proposent de recevoir son ticket de caisse par mail. Un geste utile pour la planète, qui limitera l'encombrement de votre intérieur. Et qui devrait vous éviter des heures de recherche si vous voulez faire jouer la garantie d'un produit !
Une première phase qui est donc indispensable si vous ne souhaitez pas renouveler cette démarche - qui n'est pas la plus amusante - dans 6 mois.
2ème étape : Faites un tri dans vos papiers
2. a. Les documents utilisés régulièrement
Code de carte de paiement, digicode, identifiants Facebook ou encore, codes d'accès de sa banque en ligne, il est vraiment facile de s'y perdre ! Pour ne rien oublier, beaucoup de personnes rassemblent leurs identifiants, mots de passe ou autres codes importants sur une feuille ou un carnet qu'ils gardent précieusement. Vous l'aurez compris, certaines informations et documents doivent donc être facilement accessibles.
La solution ? Une corbeille à courrier munie de plusieurs casiers. Un classique qui a fait ses preuves pour classer ses documents par soi-même et garder à disposition ceux qui doivent être atteignable rapidement.
2. b. Les documents à archiver
Toutes les feuilles n'ont pas besoin d'être gardées à portée de main ! Relevés de banques, quittances de loyer, dossiers administratifs, diplômes, relevés de notes, factures de gaz, d'électricité ou de téléphone : ces documents doivent être classés par catégories et archivés au fur et à mesure.
Peu le savent mais certaines pièces exigent d'être conservés à vie. C'est le cas des certificats médicaux, des carnets de vaccination, de l'attestation des services accomplis (pour les personnes ayant effectué leur service militaire), des jugements de divorce ou des relevés d'informations automobile. Pas sûr que vous y retouchiez un jour, mais c'est la loi !
Pour le reste de vos papiers, vérifier leur durée de conservation auprès du site du service public mis à jour très régulièrement. Si vous tombez sur un document ayant une date dépassée, n'hésitez pas à le jeter.
3ème étape : Classez vos papiers pour mieux vous y retrouver
Réunissez tous vos papiers (n'oubliez pas de vérifier tous vos tiroirs, on vous connaît) puis, triez-les par catégorie. Voici une méthode de tri que vous pouvez réutiliser et adapter suivant vos besoins :
- Assurances : contrat d'assurance, mutuelle, quittances...
- Banque : relevés, contrat de prêt, talons de chèques...
- Logement* : titre de propriété, contrat de bail, facture d'eau, d'électricité...
- Famille : acte de naissance, contrat de mariage, acte de décès…
- Scolarité : diplômes, relevés de notes…
- Véhicules* : factures d'acquisition, facture de réparations...
- Factures et garanties : électroménager, mobilier…
- Internet, téléphonie (et énergie, si vous ne l'avez pas mis dans Logement)
- Impôts : déclaration de revenus, justification de paiement..
- Travail et retraite : bulletins de salaire, contrat de travail, allocations chômage…
- Santé : analyses, ordonnances…
- Tickets de caisse usuels
* Nous vous recommandons de mettre des séparateurs entre chaque logement et véhicule s'il y en a eu plusieurs.
Évitez absolument la catégorie “Autre” ou “Divers”. Vous risquez d'y mettre tous vos documents par flemmardise et par conséquent, d'en perdre certain. Cette catégorie n'aurait pas grande différence avec votre tas de documents actuel, avouons-le.
Dans quoi ranger ses papiers ?
Attribuez à chaque type de documents un classeur en utilisant des couleurs différentes pour chacun d'entre eux. Et comme deux précautions valent mieux qu'une, étiquetez chacun de ces classeurs sur la tranche. Un système de classement redoutablement efficace et bien plus pratique que les traditionnelles pochettes plastiques ! Avec une méthodologie bien rodée, vous gagnerez du temps quand vous chercherez un document.
Pensez également à être logique dans l'organisation de vos classeurs : ranger ses documents par ordre chronologique (du plus vieux au plus récent) est essentiel. On compte sur vous pour ne plus empiler la paperasse en vrac dans n'importe quelle boîte !
Les documents à conserver toute votre vie doivent être placés à l'abri de la poussière (pour éviter une attaque de redoutables poissons d'argent) et de l'humidité. Pour cela, vous pouvez les mettre dans des pochettes transparentes plastifiées, en plus du contenant dans lequel ils se trouveront. Nous vous conseillons d'ailleurs d'éviter de les entreposer à la cave ou dans les combles, cela risquerait de les abîmer.
Pour ceux qui n'ont pas encore énormément de documents, il existe des valisettes trieur. Compartimenté grâce à des intercalaires, il est possible d'y réunir des papiers provenant de plusieurs catégories. Pratique, non ?
4ème étape : Numérisez un maximum de vos papiers
À l'ère du numérique, ranger ses papiers n'a jamais été aussi facile. L'astuce ? Scannez vos documents et enregistrez-les sur votre ordinateur, un disque dur externe (ce qui est plus recommandé) ou dans un espace de stockage de type cloud. Une tâche fastidieuse certes, mais cela vous permettra de gagner de la place dans votre logement.
De plus, comme vous avez déjà procédé au tri par thématique, il ne vous reste plus qu'à identifier vos dossiers virtuels de la même façon que vos catégories déterminées lors de la phase précédente, puis de les intégrer dedans. Sous Mac, vous pouvez même leur attribuer des couleurs. Une petite astuce qui pourrait vous permettre de les faire correspondre avec vos porte-documents pour une reconnaissance assurée !
N'oubliez pas de faire des copies et des sauvegardes régulièrement. Un ordinateur n'est pas éternel et un problème peut vite arriver. Vous pourriez perdre tous vos documents en un clin d'œil (sauf si vous utilisez un cloud), il vaut mieux être prévoyant.
Tous les documents ne peuvent pas être numérisés
Attention tout de même car certains types de documents doivent être conservés sous forme papier. C'est le cas de tout document dont l'original vous a été remis sous cette forme.
Le plus sûr ? Confier vos archives à des professionnels du stockage. YouStock propose par exemple des entrepôts sécurisés, dotés de systèmes de protection contre les incendies et les dégâts des eaux. Idéal pour stocker et archiver vos documents administratifs les plus importants dans des conditions optimales.
